Įmonė, vos kelerių metų bėgyje išaugusi dvigubai, trigubai ar net keturgubai: ambicinga ar įmanoma? „Mūsų įmonė sertifikuota ISO 9001, ISO 27001, ISO 14001 standartais“ – skambi frazė ar veikiau signalas: ši organizacija puikiai žino, ką daro?
Praktika rodo, kad būtent disciplina bei sustyguoti verslo procesai organizaciją paverčia pranašesne už kitus rinkos žaidėjus. Kaip? Vienas iš vis populiarėjančių įrankių įmonės verslo procesų optimizavimui – tai ISO standartų taikymas, kurį aktyviai renkasi ne tik pasaulinio masto verslai, bet ir tautiečių įmonės (2022 m. duomenimis, vien ISO 9001:2015 sertifikatą pelniusių organizacijų tarpe – 1333 verslai iš Lietuvos). Tiesa, nors ir pasirenkamas dažniau ir dažniau, ISO standartų diegimas vis dar apipintas mįslingomis abejonėmis. Protinga pasitelkti organizacijos augimui, o gal verčiau imtis kitų priemonių verslo procesų valdymui? Apie dažniausius ISO standarto diegimą supančius mitus – „Laikas plėstis“ atstovė Eglė Tankevičienė.
ISO standartai – kas tai ir su kuo valgoma?
ISO (angl. „International Organization for Standartization“) – tai Tarptautinė standartizacijos organizacija, siekianti į skirtingas sferas įvesti aiškų, sistemingą ir efektyvų verslo valdymą. „Nuo kokybės vadybos, aktualios kone kiekvienai įmonei, iki informacijos saugumo valdymo, aplinkos apsaugos, maisto saugos ar antikorupcinės vadybos sistemos… Visas šias ir daugybę kitų sričių apibrėžia skirtingi ISO standartai – pavyzdžiui, ISO 9001, ISO 27001, ISO 37001. Beje, ISO standartai gali būti taikomi įvairaus dydžio organizacijoms tiek viešajame, tiek privačiajame sektoriuje“, – dalinasi E. Tankevičienė.
Pasiteiravus, kaip įmonei suteikiamas ISO sertifikatas, verslo konsultantė atsako: „Pirmas žingsnis – įmonė su verslo konsultanto pagalba įsidiegia pasirinktą standartą savo veikloje. Tuomet laukia auditavimas, kurį atlieka akreditacijąturinti įmonė, vadinama sertifikavimo įmone. Auditą atlieka sertifikavimo įmonės auditorius, kuris nustato, ar ISO gairių laikomasi tinkamai. Jei taip – įmonė sertifikuojama, sertifikatas galioja trejus metus, o pasibaigus šiam laikui vyksta resertifikacija, jei klientas to pageidauja. Siekiant patikrinti, ar laikomasi standarto reikalavimų, organizacija audituojama kas metus.“
Mitas nr. 1: ISO standartai nėra draugiški mažoms įmonėms
Gana dažna manyti, kad ISO standartų nauda pastebima tik didelėse įmonėse – t. y., ten, kur dirba gausi komanda ar veikla išsiplečia net į tarptautinius vandenis. Atrodytų logiška: kuo verslo procesų daugiau, tuo sunkiau juos suvaldyti neturint iki smulkmenų sustyguotos sistemos.
Visgi šiandieninės tendencijos rodo kai ką kita: ISO standartas – sprendimas, kurį sėkmingai pritaiko ir itin maži verslai. „Per daugiau nei dvylikos metų darbo patirtį teko bendradarbiauti su įvairaus dydžio ir veiklos pobūdžio įmonėmis, tačiau paskutinius kelerius metus daugiau kreipiasi mažos ir labai mažos įmonės. Siekdamos plėsti veiklą, susirasti partnerių ar klientų už Lietuvos ribų, jos susiduria su nuolatiniu klausimu – o ar turite sertifikuotą vadybos sistemą?“ – ISO svarbą augti ketinančioms įmonėms primena verslo konsultantė. „Žinoma, ISO vertės nepamiršta ir didelės įmonės. Tik jos dažniau kreipiasi jau turėdamos vieną ar kitą vadybos sistemą ir siekdamos integruoti naujas. Pavyzdžiui, organizacija sėkmingai vadovaujasi aplinkos apsaugos vadybos sistema, tačiau veiklos eigoje paaiškėja, kad itin vertingas būtų ir ISO/IEC 27001 – informacijos saugumo valdymo – sertifikatas.“
ISO standarto reikalavimai vienodi visoms įmonėms, nepriklausomai nuo jų dydžio ar specifikos. Tačiau, jei organizacija didelė, procesų bei juos apjungiančių subprocesų bus daugiau, o ISO standarto diegimas taps imlesniu laikui, prireiks ir didesnio verslo konsultanto įsitraukimo. Tad laiko atžvilgiu ISO sertifikavimas mažoms įmonėms net draugiškesnis.
Mitas nr. 2: Siekiantiems ISO sertifikato prireiks solidaus biudžeto
ISO standartai pritaikomi kiekvienos įmonės veikloje, tačiau ar visos jos gali sau tai leisti? Verslo konsultantė teigia: „Įvardyti konkrečią sumą, kurios prireiks ISO standarto diegimui, sudėtinga. Taip, šis procesas nėra nemokamas, tačiau jis „įkandamas“ daugumai įmonių. O galiausiai atsiperka ne tik įgytu sertifikatu, bet ir didesniu klientų pasitikėjimu bei augančiais veiklos plotais.“
Standarto diegimo kaina priklauso nuo trijų veiksnių: įmonės dydžio, veiklos pobūdžio bei paties standarto, kurį ketinama diegti. Paprastai organizacijai kainuoja dvi paslaugos: verslo konsultanto, padedančio įsidiegti ISO standartą, laikas bei sertifikavimo procesas.
Mitas nr. 3: Nauda – tik pramonės įmonėms
Patys pirmieji ISO standartai buvo sukurti NATO, o vadybinio pobūdžio standartai išties buvo orientuoti tik į gamybos pobūdžio įmones, šiandien situacija jau kitokia – daugiau nei 25 000 standartų sąraše sau naudingą atranda tiek pramonės, tiek ir paslaugų įmonės.
Pavyzdžiui, 2022 m. pasaulinės ISO apklausos duomenimis, ISO 9001 sertifikatą įgijusių įmonių tarpe – daugiau nei 30 % verslų, užsiimančių paslaugų teikimu. Augantį paslaugų teikėjų norą siekti sertifikato pastebi ir E. Tankevičienė: „Paskutinius trejus metus dėl standartų diegimo kreipiasi įvairaus pobūdžio ir veiklos įmonės. ISO 27001 – informacijos saugumo standartą – aktyviausiai rinkdavosi IT paslaugas teikiantys verslai, tačiau paskutiniais metais jį vis dažniau įsidiegia ir kitos konfidencialius klientų duomenis valdančios kompanijos.“
Mitas nr. 4: Tai investicija, neturinti grąžos
Taip, verslui investuoti į ISO standarto diegimą teks, tačiau tai nereiškia, kad ši suma neatsipirks. Dažnas atvejis, kai ISO sertifikatui skirtas biudžetas grįžta, tačiau jau dvigubai, trigubai ar dar didesne suma.
„Labai tikiu verslo procesų standartizacija, nes per savo ilgus darbo metus mačiau ne vieną sėkmingą pavyzdį, kai mažos įmonės standartizuotų procesų dėka įgyja pasitikėjimą savo tiekėjų ir klientų rate“, – E. Tankevičienė džiaugiasi ir dalinasi kliento sėkmės istorija. „Prieš gerus 7–erius metus įvykdėme ISO 9001 standarto diegimą transporto paslaugų įmonei, kurioje tuo metu buvo vos 5 darbuotojai. Po kelerių metų susitikome dar kartą, tik jau integruoti ISO 14001 bei ISO 45001 standartų. Jau tuomet buvo matomas ryškus įmonės veiklos apimčių padidėjimas, darbuotojų skaičius išaugo iki 20. Įmonės vadovė vienareikšmiškai teigė, kad tik standartizuotos veiklos dėka verslas galėjo stabiliai augti ir tokiu būdu plėsti veiklą į užsienio rinkas.“
ISO standartas – naudinga ir įmonei, ir tiekėjams, ir klientams?
Verslo partnerių, tiekėjų ar klientų prašymas įsidiegti ISO standartą – ar išties tai tik papildoma našta įmonei? Verslo konsultantė skuba paneigti: standartizuota veikla naudinga visoms suinteresuotoms pusėms. „ISO standartas suteikia užtikrintumo, kad įmonė veiklą visada vykdys vienodai kokybiškai, o iškilus nesklandumams juos sugebės išspręsti sklandžiai. Tai ypač aktualu tiek vidiniams įmonės procesams, tiek ir rezultatui, kurį prekių ar paslaugų pavidalu mato klientų ratas. Tad per mažos, netinkamos ar standartizavimo procesui nepasiruošusios įmonės tiesiog nėra – ISO standartai atviri visiems verslams, kuriems svarbi jų veiklos kokybė, augimas naujose rinkose bei visada aukštas vartotojų pasitenkinimo lygis.“
