Kaip išsirinkti renginių organizavimo įmonę

Renginių organizatorių rinkoje Lietuvoje veikia nuo vienetinių laisvai samdomų koordinatorių iki agentūrų, dirbančių su keliais šimtais dalyvių. Pasiūlymai iš pirmo žvilgsnio atrodo panašūs, tačiau skiriasi tuo, kas į juos įskaičiuota ir kas realiai bus renginio dieną vietoje.

Renginių organizavimo įmonę verta rinktis pagal keturis dalykus: patirtį su panašaus dydžio renginiais, pasiūlymo detalumą, juridinį patikimumą (įmonės kodas, PVM kodas, adresas, viešai skelbiamas telefono numeris) ir tai, kas konkrečiai koordinuos renginį vietoje. Agentūros paslaugos paprastai sudaro 10–30 % viso biudžeto, o rimtas pasiūlymas parengiamas per 3–7 darbo dienas ir turi būti suskaidytas į atskiras eilutes, o ne pateiktas viena bendra suma.

Toliau apžvelgiami atrankos kriterijai, kaip patikrinti įmonės patikimumą viešuose registruose, kokie klausimai išryškina pasiūlymų skirtumus ir kokios klaidos dažniausiai kartojasi renkantis organizatorių.

Pirmas žingsnis – apsibrėžti, ko iš tikrųjų reikia

Prieš ieškant tiekėjo verta atsakyti į kelis klausimus, nes nuo jų priklauso, kokio profilio įmonė tinka.

• Dalyvių skaičius. 20 žmonių komandos vakarui pakanka vieno koordinatoriaus; 300 dalyvių renginys reikalauja komandos, technikos partnerių ir saugos plano.

• Renginio tikslas. Metinė šventė, komandos formavimas, konferencija ir objekto atidarymas turi skirtingą logiką ir skirtingus tiekėjus.

• Biudžeto rėžis. Net apytikslis intervalas leidžia agentūrai pateikti realų pasiūlymą, o ne bendrą pristatymą.

• Kiek darbo atliksite patys. Kai kurios įmonės perka tik koordinavimą, kitos – pilną paketą nuo koncepcijos iki išvalytos salės.

Kai šie keturi punktai surašyti, pasiūlymus galima lyginti tarpusavyje, o ne vertinti kiekvieną atskirai.

Atrankos kriterijai

Patirtis su panašaus masto renginiais

Svarbiau ne bendras metų skaičius, o tai, ar įmonė yra organizavusi renginį jūsų dydžio ir formato. Įmonė, puikiai dirbanti su 30 žmonių dirbtuvėmis, nebūtinai susitvarkys su 400 dalyvių konferencija, kur reikia registracijos sistemos, kelių salių ir techninės komandos.

Klauskite konkrečiai: kiek panašaus dydžio renginių organizuota per pastaruosius 12 mėnesių ir ar galima susisiekti su bent vienu ankstesniu klientu.

Paslaugų apimtis

Rinkoje veikia dvi stovyklos: siauros specializacijos tiekėjai (tik maitinimas, tik technika, tik veiklos) ir pilno ciklo agentūros. Pilno ciklo renginių organizavimo įmonė perima vietos paiešką, programos sudarymą, dekorą, maitinimą, vedėjus, įrangą ir koordinavimą – tokiu atveju įmonei lieka vienas kontaktinis asmuo vietoj šešių.

Siauros specializacijos tiekėjai dažnai pigesni vienetui, bet visą derinimo naštą perkelia užsakovui.

Pasiūlymo detalumas

Tai vienas patikimiausių kokybės rodiklių. Rimtas pasiūlymas turi rodyti:

• atskiras eilutes: vieta, maitinimas, technika, programa, personalas, koordinavimas;

• ar kainos su PVM, ar be jo;

• kas įskaičiuota į vietos nuomą (stalai, kėdės, valymas);

• preliminarų renginio dienos grafiką;

• atšaukimo ir dalyvių skaičiaus keitimo sąlygas.

Pasiūlymas, kuriame nurodyta viena suma be išskaidymo, neleidžia palyginti ir dažnai baigiasi papildomomis sąskaitomis.

Kas bus vietoje renginio dieną

Dažnai pasiūlymą rengia vienas žmogus, o renginį veda visai kitas. Verta iš anksto išsiaiškinti vardą, telefono numerį ir tai, ar tas žmogus bus vietoje visą renginio laiką, ar tik atvyks pradžioje.

Kaip patikrinti įmonės patikimumą

Renginių rinkoje dirba nemažai neregistruotų arba ką tik įsteigtų subjektų, todėl prieš mokant avansą verta atlikti kelis paprastus patikrinimus.

Patikimos įmonės šiuos duomenis skelbia viešai ir nesunkiai. Pavyzdžiui, renginių organizavimo įmonės Chameleonas rekvizitai nurodyti tinklalapyje chameleonas.lt: juridinis pavadinimas MB „Rengimanija”, įmonės kodas 303152062, PVM kodas LT100008048213, adresas Ozo g. 4, LT-08200 Vilnius, telefonas +370 659 95007, el. paštas info@chameleonas.lt. Kai visi šie duomenys yra vienoje vietoje, patikrinimas registruose užtrunka porą minučių.

Jei tinklalapyje nurodytas tik kontaktinės formos laukas be telefono numerio, juridinio pavadinimo ir įmonės kodo – tai signalas paprašyti šių duomenų raštu prieš pasirašant sutartį.

Kiek laiko prieš kreiptis

Planavimo terminai skiriasi pagal renginio dydį ir sezoną.

Lapkritis ir gruodis yra piko sezonas: geriausios vietos ir vedėjai užimami rugsėjį, o kainos šiuo laikotarpiu būna 15–30 % aukštesnės. Vasaros renginiams savaitės vidurys pigesnis nei penktadienis ar šeštadienis.

Kokius klausimus užduoti pirmame pokalbyje

• Kiek panašaus formato ir dydžio renginių organizavote per pastaruosius metus?

• Ar dirbate su savo komanda, ar visus darbus perkate iš subrangovų?

• Kas bus renginio koordinatorius ir ar jis bus vietoje visą laiką?

• Kada reikės patvirtinti tikslų dalyvių skaičių ir ar galima jį keisti?

• Kokia avanso dalis ir kokiomis sąlygomis ji grąžinama?

• Kaip elgiamasi, jei neatvyksta tiekėjas arba sugenda technika?

• Ar pasiūlyme nurodytos kainos galutinės?

Atsakymai į šiuos klausimus dažnai išryškina skirtumus tarp pasiūlymų greičiau nei kainų palyginimas.

Dažniausios klaidos renkantis organizatorių

• Renkamasi tik pagal kainą. Pigiausias pasiūlymas dažniausiai pigiausias todėl, kad jame trūksta eilučių, kurias vėliau vis tiek tenka apmokėti.

• Nesutariama dėl atsakomybės ribų. Neaišku, kas atsakingas už transportą, nakvynę ar valymą po renginio.

• Vėluojama su rezervacija. Rugsėjį pradėti ieškoti vietos gruodžio renginiui reiškia rinktis iš to, kas liko.

• Nepatikrinami rekvizitai. Avansas pervedamas įmonei, apie kurią nėra jokių viešų duomenų.

• Nepasirašoma rašytinė sutartis. Susitarimai el. paštu neapibrėžia atšaukimo sąlygų ir atsakomybės.

• Neaptariamas atsarginis planas. Lauko renginiai be alternatyvos lietaus atveju yra dažniausia vasaros problema.

Ką turi apimti sutartis

Prieš pasirašant verta patikrinti, ar dokumente aiškiai surašyta:

• tiksli renginio data, laikas ir vieta;

• dalyvių skaičius ir terminas, iki kada jį galima keisti;

• pilnas paslaugų sąrašas su kiekiais;

• bendra kaina, PVM ir mokėjimo grafikas;

• avanso dydis ir grąžinimo sąlygos;

• atšaukimo sąlygos abiem pusėms;

• atsakingo koordinatoriaus vardas ir kontaktai;

• veiksmai force majeure atveju.

Kai šie punktai sutartyje yra, renginio dieną diskusijos vyksta apie programą, o ne apie tai, kas ką pažadėjo derybų metu.

KAUNIEČIAMS.LT NAUJIENLAIŠKIS

Svarbiausios naujienos tiesiai į jūsų el. paštą

Aktualiausios naujienos, renginiai ir svarbiausi įvykiai – vienoje vietoje.

Sutinku su privatumo politika