Daugeliui tikras galvos skausmas – kuo kalėdinėje šventėje šiais metais nustebinti klientus, kaip juos privilioti ateiti į savo įmonės renginiamą šventę. Tie patys saugūs atlikėjai, tos pačios vietos, tos pačios vaišės. Tos pačios saugios dovanos, kurios pastatomos į lentyną šalia kitų dovanų ir čia pat užmirštama, nuo ko jos ir kokiame vakarėlyje būta, nes laukia dar maratonas kitų. Šventės sukasi bendroje karuselėje panašios viena į kitą tarsi kalėdiniai nykštukai.
Iš tikrųjų, Lietuvoje susiduriame su tam tikru idėjų, naujovių badu. Nustebinti maistu? Nustebinti vieta? Pakviesti atlikėjus? O jei atvešite seniai išblėsusią praeito dešimtmečio žvaigždę, ką sakysite apie save klientams? Galbūt tokios programos kontekste galėsite kalbėti apie tradicijas, istoriją, šaknis, bet tikrai ne apie inovatyvumą, modernumą, veržlumą.
Kalėdų maratonui reikia ruoštis iš anksto.
- Taisyklė. Kuo anksčiau pradėsite ruoštis Kalėdų renginių maratonui, tuo geriau. Geriausia pradėti dar vasarą. Tada turėsite galimybę rinktis geriausias renginio vietas, geriausius atlikėjus, geriausius renginių organizatorius ir turėsite laiko išsigryninti idėją, poreikį ir su komanda sukurti geriausią režisūrinį sprendimą. Jei pradėsite skelbti konkursus rudenį, greičiausiai gausite tik tai, kas liko ir tiesiog nespėsite nieko daugiau.
- Taisyklė. Paskelbėte renginio organizavimo konkursą ir jau turite laimėtoją? Kuo skubiau pasirašykite sutartis! Dažnai išsirinkusios būsimo renginio organizatorių ir koncepciją įmonės atsipalaiduoja – juk viskas sutarta, viskas rezervuota. Deja, kol nėra sutarties, tol Jūsų susitarimai šakėmis ant vandens rašyti. Nes atlikėjai, renginio vietos gali tiesiog persigalvoti, jei kažkas pasiūlys geresnes sąlygas. Jūsų žodis jiems mažai ką reiškia, tad jie rinksis tą, kuris sutartimi garantuos, kad jie tikrai turės užsakymą. Taip nutinka labai dažnai. „Pramiegojus“ suplanuotus atlikėjus ir vietas tenka ieškoti alternatyvų, o tai reiškia prastesnę kokybę arba didesnę kainą ir daug nervų.
- Taisyklė. Kalėdas švęskite ne per Kalėdas. Geriausia data – lapkritis. Ir pigiau, ir pasirinkimas didesnis, ir renginio svečius bus lengviau sukviesti. Ar Jums tikrai reikia „auksinių“ datų? Šiais metais „auksinės“ kalėdinės datos – gruodžio 7- 8 ir 14-15 d. Daugelis norės savo šventę rengti būtent šiomis dienomis. Ką tai reiškia? Kad susiduriate su didžiule konkurencija: dėl vietos, atlikėjų ir net dėl renginio svečių – juk daugelis gaus ne po vieną pakvietimą ir turės pasirinkimą, kur praleisti vakarą.
- Taisyklė. Kvietimas į renginį. Asmeninis dėmesys. Ne, nei administratorė, nei renginio organizatoriai tinkamai nepakvies Jūsų svarbiausių svečių į renginį. Svečių sąrašą ir suskirstykite jį A, B, C kategorijomis.
A – svarbiausi ir geidžiamiausi svečiai, juos kviečia vadovas tiesiogiai, likus mažiausiai mėnesiui prieš rengį, asmeniškai. 2 savaitės ir 1 savaitė iki renginio – priminimas.
B – svarbūs svečiai. Kviečia vadovai.
C – atsarginis sąrašas. Gali pakviesti žemesnės grandies vadovai arba administracija. Juo pildomos A, B sąrašo laisvos vietos. - Taisyklė. Renginio turinys. Renginyje svarbiausia – emocija, įspūdis!
Nes tai išlieka ilgiau, nei bet kokia Kalėdinė dovana. Kūrybiški, originalūs, niekur nematyti (ar išdrįsite?) režisūriniai sprendimai ir technologijos. Tai vis dar stebina ir domina svečią.
Šiuolaikinis žmogus – tai greitai besikeičiančių vaizdų žmogus. Tad ne žodžiu, o vaizdu perteikta informacija lengviau priimama, suprantama, pajaučiama. Įdomu tai, kad neretai įmonės renginiui užsisako techniką, bet neišnaudoja jų galimybių. O juk galima pernelyg neišlaidaujant sukurti iš tikrųjų įspūdingą, įtraukiančią, užburiančią šventę. Technologiniai sprendimai dažnai yra pigesni ir efektyvesni, nei ne pirmo populiarumo žvaigždės. Be to, jos neturi įgeidžių, kaprizų, apie jas nereikia šokinėti, joms nereikia viešbučių ir lėktuvo bilietų.
Ir jos klientui perduoda visai kitokią žinutę: esam inovatyvūs, modernūs, veržlūs, esantys žingsniu priekyje nei kiti. Jos lengvai ir įkvepiančiai atspindės ir į programą integruos Jūsų įmonės vertybes, identitetą.
