Norint pasirinkti tinkamiausią elektroninio parašo sprendimą verslui, reikia įvertinti tris pagrindinius kriterijus: teisinę galią (paprastas vs. kvalifikuotas parašas), integracijos galimybes (API, CRM sąsajos) ir atitiktį ES reglamentams (eIDAS, BDAR).
Rinkoje dominuoja sprendimai, kurie ne tik pakeičia popierių, bet ir automatizuoja procesus. Žemiau rasite detalų gidą, padėsiantį greitai priimti sprendimą, ir lyginamąją analizę.
Kodėl verta diegti e-parašą dabar?
Verslo procesai vis labiau skaitmenėja. P&S Intelligence duomenimis, Europos e‑parašo rinka iki 2030 m. pasieks 10,5 mlrd. JAV dolerių. Šį augimą skatina nuotolinio darbo augimas ir griežtėjantys, bet verslui palankūs reguliavimai.
Jei jūsų įmonė vis dar pasirašinėja popierinius dokumentus, jūs ne tik eikvojate laiką, bet ir rizikuojate dokumentų saugumu. Štai 7 žingsniai, kaip išsirinkti sistemą ir nekartoti dažniausių klaidų.
1. Pasirinkite tinkamą parašo tipą: Paprastas, pažangus ar Kvalifikuotas?
Tai pirmas ir svarbiausias žingsnis. Ne visiems dokumentams reikia aukščiausio saugumo lygio, todėl svarbu atskirti sąvokas.
- Paprastas elektroninis parašas: Tinka žemos rizikos dokumentams (vidiniai prašymai, patvirtinimai). Jis identifikuoja pasirašantįjį, bet turi ribotą teisinę galią ginčų atveju.
- Pažangusis elektroninis parašas (su autentiškumo žyma): Tai „aukso viduriukas“ tarp paprasto ir kvalifikuoto parašo. Jis yra unikalus pasirašančiajam ir, svarbiausia, užtikrina dokumento vientisumą – bet kokie vėlesni pakeitimai dokumente tampa matomi.
- Kvalifikuotas elektroninis parašas (KEP): Turi tokią pačią teisinę galią kaip ir ranka rašytas parašas. Būtinas sutartims, finansiniams dokumentams ir bendraujant su valstybinėmis institucijomis.
2. Verslo poreikiais ir scenarijai
Prieš įsigydami elektroninio parašo platformą savo verslui, atsakykite į šiuos klausimus:
- Koks dokumentų kiekis? Ar tai 5 sutartys per mėnesį, ar 500? Nuo to priklauso kainodaros modelio pasirinkimas.
- Kas pasirašinės? Ar tik darbuotojai (vidinis naudojimas), ar ir išoriniai klientai?
- Ar reikalingas archyvavimas? Kai kurie sprendimai siūlo ilgalaikį saugojimą, kiti – tik pasirašymo funkciją.
Patarimas: Jei dirbate su tarptautiniais partneriais, rinkitės sprendimą, kuris atitinka visus ES eIDAS standarto reikalavimus.
3. Saugumas ir atitiktis eIDAS 2.0
Saugumas yra kritinis faktorius. Jūsų pasirinkta platforma privalo atitikti eIDAS (ES elektroninės atpažinties reglamentą) ir BDAR (duomenų apsaugos reglamentą).
Fabasoft informuoja, kad naujoji eIDAS 2.0 versija skatina Europos skaitmeninės tapatybės piniginės (EUDI) naudojimą – siekiama, kad iki 2030 m. 80 %. ES piliečių ja naudotųsi. Rinkdamiesi tiekėją, pasidomėkite, ar jis ruošiasi šiems pokyčiams. Kvalifikuotas parašas visada garantuos aukščiausią saugumą.
4. Integracijos galimybės su IT sistemomis
Geriausias elektroninis parašas verslui yra tas, kurio „nesimato“ – jis integruotas į jūsų naudojamas sistemas (CRM, ERP, dokumentų valdymo sistemas).
- API svarba: Ieškokite tiekėjų, siūlančių lanksčias API. Tai leidžia inicijuoti pasirašymą tiesiai iš jūsų verslo valdymo sistemos.
- Automatizacija: Modernūs sprendimai, tokie kaip Zebrasign, leidžia automatizuoti sutarčių siuntimą ir pasirašymo statuso sekimą realiuoju laiku.
5. Vartotojo patirtis (UX) ir mobilumas
Jei sistema bus sudėtinga, darbuotojai jos nenaudos. Testuodami platformas atkreipkite dėmesį į:
- Mobilųjį pasirašymą: Ar galima patogiai pasirašyti telefonu/planšete be papildomos įrangos?
- Intuityvumą: Ar klientas, gavęs nuorodą pasirašymui, supras ką daryti be instrukcijos?
Mūsų patirtis su Zebrasign rodo, kad paprasta vartotojo sąsaja gali sutrumpinti dokumento pasirašymo laiką nuo kelių dienų iki kelių minučių.
6. Pasitarkite su ekspertais ir išbandykite kelių teikėjų platformas
Net geriausias įrankis neveiks be komandos įsitraukimo.
- Išbandykite patys: Pasinaudokite nemokamomis bandomosiomis versijomis (angl. free trial).
- Mokymai: Parenkite trumpą „vieno lapo“ instrukciją arba 2 minučių video demonstraciją darbuotojams.
- Pagalba: Įsitikinkite, kad tiekėjas teikia operatyvią techninę pagalbą.
Pabaigai
Nelaukite, kol konkurentai jus aplenks efektyvumu. Pradėkite nuo audito – peržiūrėkite, kokius dokumentus pasirašote dažniausiai, ir išbandykite Zebrasign ar kitą patikimą platformą jau šiandien.
Pasirinkti elektroninio parašo sprendimą reikia pagal realius verslo poreikius, atsižvelgiant į parašų tipus, saugumo lygį, integracijos galimybes ir teisės aktų reikalavimus. Kvalifikuotas parašas suteikia aukščiausią teisinę apsaugą, o API integracijos ir mobilios programėlės paverčia procesus greitus ir patogius. Reguliariai peržiūrėkite sprendimus, testuokite naujoves ir rinkitės pasitikėtinus tiekėjus – tuomet e‑parašas taps tikru privalumu.
