Vidaus reikalų ministerija (VRM) 2020 metais atliko dokumentų valdymo situacijos apklausą, kurioje dalyvavo 706 valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės. Apklausos duomenimis, beveik pusė apklausos dalyvių nenaudojo jokios dokumentų valdymo sistemos, o popieriniai dokumentai ir jų pagrindu parengtos skaitmeninės dokumentų kopijos sudarė 78 proc. metinės visų dokumentų apyvartos.
Net tarp dokumentų valdymo sistemas naudojančių valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, elektroninių dokumentų, atitinkančių ADOC specifikaciją, apyvarta neviršijo 10 proc. Apklausa taip pat parodė margą viešajame sektoriuje naudojamų dokumentų valdymo sistemų įvairovę – per 10 skirtingų komercinių dokumentų valdymo produktų, neskaičiuojant pagal individualius reikalavimus sukurtų sprendimų. Net 30 proc. visų naudojamų dokumentų valdymo sistemų neturėjo galimybės rengti, tvarkyti ir pasirašyti oficialių elektroninių dokumentų, atitinkančių ADOC specifikaciją. Nepaisant itin žemo bendro dokumentų skaitmenizacijos lygio, įstaigos dokumentų valdymo sistemų įsigijimui buvo išleidusios per 24 mln. eurų, o metinės šių sistemų palaikymo ir modernizavimo išlaidos 2019 metais sudarė 2,66 mln. eurų.
Apklausa taip pat atskleidė didelius dokumentų valdymo skaitmenizacijos skirtumus regionuose – Vilniaus apskrityje parengiama per 80 proc. visų Lietuvos viešojo sektoriaus dokumentų, tačiau dauguma apskričių lenkia Vilniaus apskritį, vertinant pagal oficialių elektroninių dokumentų santykį.
Beveik pusė apklausos dalyvių nurodė, kad keistų turimą dokumentų valdymo sistemą ir pereitų prie bendros centralizuotos dokumentų valdymo sistemos. Ši įstaigų pozicija ir apklausos rezultatų analizė leidžia daryti išvadas, kad esama situacija, kai pačios įstaigos turi savarankiškai spręsti dėl dokumentų valdymo organizavimo, nėra priimtina ir viešasis sektorius yra pasirengęs pokyčiams.
Informatikos ir ryšių departamentas prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos (IRD) kartu su projekto partneriu VRM, įgyvendina projektą “Dokumentų valdymo bendrosios informacinės sistemos (DBSIS) sukūrimas ir įdiegimas”, kurio tikslas – tobulinti dokumentų valdymo procesų vykdymo efektyvumą ir kokybę viešojo sektoriaus įstaigose panaudojant bendrą dokumentų valdymo sistemą. Projektu siekiama sukurti dokumentų valdymo procesų standartizavimo DBSIS ir DBSIS diegimo įstaigose modelius, skirtus identifikuoti vidaus administravimo procedūrų pokyčių poreikį įstaigose bei užtikrinti tinkamą įstaigų pasirengimą naudoti projekto metu sukurtą informacinę sistemą, taip pat sukurti ir įdiegti tinkamai pasirengusiose įstaigose Dokumentų valdymo bendrąją informacinę sistemą. Projektas finansuojamas pagal 2014–2020 metų Europos Sąjungos fondų investicijų veiksmų programą.
Pakeisti pagrindiniai dokumentų valdymą reglamentuojantys teisės aktai – Dokumentų ir archyvų įstatymas, Lietuvos vyriausiojo archyvaro tvirtinamos Dokumentų rengimo taisyklės, Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės, Dokumentų saugojimo taisyklės ir kt. Taip sukurtas visiškai naujas dokumentų valdymo viešajame sektoriuje modelis, kurį įgyvendins Dokumentų valdymo bendroji informacinė sistema.
Taip pat didelis dėmesys bus skiriamas įstaigų popierinių dokumentų valdymo skaitmenizacijai. Eliminavus, arba sumažinus rutininį ir techninį darbą dokumentų valdymo srityje, įstaigų darbuotojų darbo laikas bus skiriamas didesnę pridėtinę vertę kuriančių funkcijų atlikimui.
Numatyta, kad įgyvendinus projektą, DBSIS naudos ne mažiau kaip 501 valstybės ir savivaldybių institucija, įstaiga ar įmonė, o DBSIS paslaugų teikėju būtų paskirtas šį projektą įgyvendinantis IRD.
