„Nemokamas sūris tik pelėkautuose“ – posakis, aktualus ne tik taupantiems vartotojams, bet ir augti (tačiau – tik už kiek įmanoma palankesnį biudžetą) siekiantiems verslams. Vienu dažniausių žingsnių verslo procesų optimizavime tampa ISO vadybos sistemos diegimas. Visgi net ir augti pasiryžusi organizacija neretai susigundo mažesnėmis išlaidomis, o vietoje tarptautinio ISO sertifikato mielai renkasi verslo procesų konsultanto siūlomą išeitį – atitikties pažymėjimą.
Tačiau ar šįsyk sutaupyti – protingas sprendimas, o pigesnė alternatyva išties ne ką prastesnė? Ar tai, kuris dokumentas įtvirtins organizacijos efektyvumą, apskritai svarbu? Apie tai, ką verta žinoti kiekvienam ISO standartų diegimu besidominčiam verslui – pokalbyje su prekinio ženklo „Laikas plėstis“ atstove Egle Tankevičiene.
ISO sertifikato link: ar tikrai pakanka tik verslo konsultanto pagalbos?
ISO standartai, pritaikomi įvairiose verslo valdymo srityse (nuo informacijos saugumo ar kokybės vadybos iki aplinkosaugos) – tai standartizuotas, tarptautiniu lygmeniu pripažintas būdas optimizuoti organizacijos valdymo procesus. Ir nors verslo procesų konsultanto indėlis šiame procese neišvengiamas, svarbu nepamiršti, kad vieno specialisto pagalba – tik pusiaukelė siekiant ISO sertifikato. Apie tai primena ir E. Tankevičienė: „Pirmasis etapas ISO standarto diegimo procese – paties verslo iniciatyva siekti sertifikato. Antrasis – darbas su verslo konsultantu tobulinant vadybos sistemą pagal pasirinktą ISO standartą. Galiausiai trečiajame etape laukia auditas bei sertifikavimas, kurį atlieka akreditaciją turinti įmonė.“
Sertifikatas ir atitikties pažymėjimas – lygiaverčiai dokumentai?
„Vis dažniau sklando nuomonė, kad atitikties pažymėjimas lygiavertis ISO sertifikatui. Tai nėra tiesa, nes verslo procesų konsultantas negali išrašyti ISO sertifikato. Pagrindinė šio specialisto misija yra paruošti dokumentaciją ir įdiegti vadybos sistemą pagal ISO standarto reikalavimus,“ – atkreipti dėmesį į verslo konsultanto funkciją skatina E. Tankevičienė. „Ir nors atitikties pažymėjimu pats konsultantas patvirtina, kad jo paruošta sistema atitinka ISO rekomendacijas, iš tiesų šį patvirtinimą gali suteikti tik trečioji įmonė, turinti teisę audituoti vadybos sistemą ir išduoti tarptautinį ISO sertifikatą. Kitaip bus pažeidžiamas keturių akių principas, kai darbo procese tam tikrus vieno darbuotojo ar organizacijos veiksmus nuolat patikrina kitas nesuinteresuotas ir nepriklausomas asmuo ar organizacija.“
Atitikties pažymėjimo bei ISO sertifikato skirtumai pastebimi ir vizualiai: jei pirmajame dokumente paprastai matomas tik konsultanto ar jo vadovo parašas bei teiginys, kad verslo vadybos sistema atitinka ISO reikalavimus, vienas svarbiausių elementų ISO sertifikate – specialus ženklinimas. Ženklinimas priskiriamas tik akredituotai ir sertifikavimo paslaugas galinčiai atlikti įmonei, o verslas, įsidiegęs ISO standartą, visuomet gali pasitikrinti, ar jį auditavusi įmonė yra įtraukta į nacionalinius ar tarptautinius akreditavimo biurus.
Atitikties pažymėjimas verslo augimui – šių pastangų pakaks ne visuomet
„Atitikties pažymėjimas – proga sutaupyti dalį biudžeto, tačiau šio dokumento vertė kur kas mažesnė. Jis buvo sugalvotas pačių verslo konsultantų siekiant tausoti klientų pinigus ir jiems pasiūlyti neva sertifikatui prilygstančią išeitį. Tačiau turėdamas tik atitikties pažymėjimą, verslas susidurs su apribojimais. Pavyzdžiui, neturint ISO sertifikato, sudėtingiau dalyvauti viešuosiuose pirkimuose. Užsienio verslo partneriai taip pat dažnai nepripažįsta atitikties dokumento – jie nori matyti tarptautinį, oficialų ir akredituotos įstaigos išduotą sertifikatą,“ – atsako ekspertė. „Mano praktika dažniausiai remiasi dviem atvejais. Pirmasis – kai klientas įsidiegia vadybos sistemą ir ją sertifikuoti pasirenka iškart po diegimo. Antrasis – kai įdiegta ISO vadybos sistema sertifikuojama po kiek laiko, per kurį verslas geriau supranta standarto reikalavimus, jų valdymą įmonėje. Tačiau anksčiau ar vėliau ISO sertifikato naudą įvertina, o sertifikuotis nusprendžia kone kiekvienas. Tai – įrodymas klientams, partneriams, tiekėjams ir kitoms suinteresuotoms šalims, kad įmonės vadybos sistema veikia pagal ISO standartų reikalavimus.“
Tad atitikties pažymėjimas – visai nebūtinas, o įmonė gali būti sertifikuojama net ir be jo?
„Taip, tai nėra būtinas tarpinis žingsnelis. Įmonė gali būti sėkmingai sertifikuojama be verslo konsultanto suteikto atitikties pažymėjimo,“ – patikina E. Tankevičienė.
Įmonė ketina įsidiegti vadybos sistemą pagal ISO standarto reikalavimus. Nuo ko pradėti, kaip nepasimesti šiame procese ir ką tiksliai žinoti, kad pastangos atsipirktų džiugiu rezultatu – pelnytu ISO sertifikatu?
„ISO diegimo bei sertifikavimo procesas išties nėra sudėtingas, o, nepaisant pasirinkto ISO standarto, kaskart labai panašus. Pirmiausia verslo konsultantas ar diegėjas, išsiaiškinęs kliento vadybos sistemą, ją pritaiko pagal ISO standartų reikalavimus, paruošia reikalingus dokumentus, drauge su klientu įdiegia reikiamus pokyčius ir apmoko darbuotojus. Tuomet klientas kreipiasi į sertifikavimo įmonę, atliekami auditavimo žingsniai. Po jų auditorius pasidalina ataskaita, kurioje nurodomi visi sertifikavimo audito radiniai. Jei procesuose nėra neatitikčių, tuomet išduodamas sertifikatas,“ – procesą ISO sertifikato link apibendrina ekspertė. Ji taip pat priduria: „Įsitikinti, kad audituojanti bei sertifikuojanti įmonė yra akredituota, galima apsilankius nacionalinio ar tarptautinio akreditavimo biuro interneto svetainėje. Tarptautinis akreditavimo forumas arba IAF – tai asociacija, jungianti akreditavimo įstaigas visame pasaulyje. Šiame forume įtrauktas ir Lietuvos nacionalinis akreditavimo biuras.“
Pabaigai – kokius tris svarbiausius dalykus rekomenduojate įsiminti kiekvienai ISO sertifikato siekiančiai įmonei?
„Pirmasis – atitikties pažymėjimo ir ISO sertifikato skirtumai. Tai padės neapsigauti ir priimti tikslingą sprendimą verslui, kuris nori investuoti į savo augimą. Antrasis – suprasti, kas turi teisę suteikti ISO sertifikatą. Na ir trečiasis – žinoti, kur pavyks rasti atsakymus kilus abejonėms. Tokiu atveju pagelbės oficialūs šaltiniai – pavyzdžiui, IAF bei Lietuvos akreditavimo biuro suteikiama informacija.“
Parengė:
Irmina Kvecytė, copywriting@asteri.lt, ekspertė – Eglė Tankevičienė, „Laikas plėstis“, https://laikasplestis.lt/
